BEYKENT ÜNİVERSİTESİ KÜTÜPHANE VE ÖĞRENME KAYNAKLARI DAİRE BAŞKANLIĞI İLGİLİ KİŞİ AYDINLATMA METNİ
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'na (bundan böyle “KVK Kanunu” olarak ifade edilecektir) göre Beykent Üniversitesi (bundan böyle “ÜNİVERSİTE’’ olarak ifade edilecektir) sizinle ilgili kişisel verileri işlemesi sebebiyle veri sorumlusudur.
İlgili kişi olarak sizlerin kişisel verilerinizi aşağıda izah edildiği surette ve mevzuat tarafından emredilen sınırlar çerçevesinde işlemekteyiz. Kanunun Aydınlatma Yükümlülüğünü düzenleyen 10'uncu maddesine göre veri sorumlularının, kişisel verilerini işledikleri gerçek kişileri bazı konularda bilgilendirmekle yükümlü olmaları nedeniyle sizleri kişisel veri işleme sürecimiz ile ilgili olarak bilgilendirmek isteriz.
1- Veri Sorumlusu Hakkında
KVK Kanunu uyarınca üniversite olarak, Veri Sorumlusu sıfatıyla, aşağıda belirttiğimiz kişisel verilerinizi yine aşağıda açıkladığımız amaçlarımız kapsamında ve mevzuatta öngörülen ilkeler doğrultusunda gerekli olduğu süre boyunca işleyebilir, açıklayabilir ya da aktarabiliriz.
2- İşlenen Kişisel Verileriniz, Hukuki Sebepleri ve İşlenme Amaçları
İşlemeye konu Kişisel Verileriniz;
Kütüphane ve Öğrenme Kaynakları Daire Başkanlığı;
· Belge Ödünç/İade Süreci (Ad/Soyad, İmza, Birim/Bölüm/Departman Bilgisi, Belge/Dosya Adı, Belge/Dosya İade Tarihi, Telefon Numarası, E-Posta Adresi)
· Üye Kaydı Süreci (Ad/Soyad, Cinsiyet, Grubu/Fakülte/Bölüm/Enstitü/Ana Bilim Dalı/Dönem/Sınıf/Görev Yeri/ Üye Kodu Bilgisi, E-Posta Adresi, Cep Telefon Numarası, Adres Bilgisi)
· Birim Arşiv Devir Süreci (Ad/Soyad, İmza, Telefon Numarası, Birim/Bölüm)
· Kitap/Yayın Sipariş Süreci (Ad /Soyad, İmza, Fakülte/Enstitü/Yüksekokul/Bölüm/Program Bilgisi)
Toplanan kişisel verileriniz, KVK Kanunu tarafından öngörülen, “a) Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma, b) Doğru ve gerektiğinde güncel olma c) Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme, ç) İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma, d) İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme” temel ilkelerine uygun olarak; KVK Kanunu;
KVK Kanunu’nun 5/2. Maddesinde öngörülen;
ç) “Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması”,
e) “Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması”,
f) “İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması”
işleme şartına dayalı olarak,
- Üniversitemizin, kütüphane kaynak ve hizmetlerinin üniversite içinde ve dışında tanıtılması, kullanıcılara yayın tarama hizmetinin sunulması, yeni çıkan yayınların duyurulması ve bilgilendirme (enformasyon) hizmetlerinin yürütülmesi amacıyla sözlü ya da yazılı iletişim kurulması,
- Kütüphane bünyesinde bulunan materyallerin kütüphane üyeleri tarafından ödünç alınması ve iade süreçlerinin yürütülmesi,
- Kütüphaneden ödünç alınan kitapların zamanında iade edilip, edilmediğinin kontrol edilerek gelmeyenler için uyarıda bulunulması,
- Gerektiğinde ödünç verme süresi dolmadan materyallerin geri istenmesi, ödünç alınan kitap ve diğer materyalin en geç ödünç verme süresi sonunda iade edilmemesi ve süre uzatma işlemi yapılmaması halinde süre sonunu izleyen günden itibaren geçen her gün için kütüphane materyali kullanım süresi aşım bedelinin tahsili için Beykent Üniversitesi Kütüphane ve Öğrenme Kaynakları Daire Başkanlığı Yönergesinde belirtilenen süreçlerin yürütülmesi,
- Ödünç alınan materyallerin zarar görmesi ya da kaybolması halinde zararın tazmin edilmesi,
- Materyal ayırtma işleminin yapılması ve kaynak kullanılabilir olduğunda buna dair ayırtmayı yapan kişiye sözlü ya da yazılı olarak bilgi verilmesi,
- Üyelerin kaynak talebinin değerlendirilmesi,
- Kütüphanemizin sunduğu hizmetlerden faydalanılabilmesi, akademik arşivin içeriğinin sistem tarafından sağlanan istatistiklerle izlenmesi, politika uyumluluğunun takip edilmesi,
- Üye kayıtlarının oluşturulması, takip edilmesi ve sonlandırılması,
- Üyelerin talep ve şikayetlerinin değerlendirilmesi, bu kapsamda üyelerle sözlü ya da yazılı iletişime geçilmesi,
- Yükseköğretim Kanunu kapsamında, Yükseköğretim Kurumu ve Üniversite ilgili mevzuatı (kanun, yönetmelik, yönerge, iç düzenlemeleri vb.) çerçevesinde akademik ve idari faaliyetinden kaynaklı hak ve yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
- Sunulan hizmetlerin; kalitesinin yükseltilmesi, sürekliliğinin sağlanabilmesi, maliyetlerinin azaltılması, etkin ve sağlıklı bir şekilde yürütülebilmesi amacıyla yapılan listeleme, raporlama, doğrulama, analiz ve değerlendirmeler ile istatistiki ve bilimsel bilgiler üretilmesi, ölçme değerlendirme yöntemlerinin, anketlerin düzenlenmesi,
- İş sağlığı ve iş güvenliği çerçevesinde yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve gerekli tedbirlerin alınması,
- Tüm üniversite paydaşlarının can ve mal güvenliğinin korunması veya bu kapsamdaki kurallara uyum sağlanması da dâhil olmak üzere; yasal yükümlülüklerin, yargı organlarının veya yetkili idari kuruluşların istediği gerekliliklerin veya taleplerinin yerine getirilmesi, gerekli güvenlik önlemlerinin alınması, bu amaçlar kamera kaydı yapılması,
- Kütüphane online veri tabanlarının kullanılması ve kütüphane üyelerine sunulan internet altyapısından hizmet alınması durumunda ilgili mevzuat yükümlülükleri nedeniyle iz (log) kayıtlarınızın tutulması ve network güvenliğinin sağlanması, Yetki dahilinde kullanılan kullanıcı internet erişim izleri/logları) ve hukuki önlemler alınarak bu amaçların gerçekleştirilmesi için bilgi işlem altyapılarına aktarılması, elektronik veya fiziki ortamlarda yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve arşivlenmesi,
- Kütüphane varlıklarının güvenliğinin teminin sağlanması
amaçlarıyla işlenecek olup verinin saklanması için gereken amaç ortadan kalktığında ve herhangi bir hukuki yükümlülük yahut kanuni zorunluluk gereğince saklanması gerekmediğinde kişisel veriler KVK Kanunu ve Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik hükümleri ile bilahare bir mevzuat hükmü vazedilirse ilgili hükümler ve üniversitemiz Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası da dikkate alınarak imha edilecektir.
3- Kişisel Verilerinizin Aktarılması
KVK Kanunu’nun 8. Maddesi kişisel verilerin aktarılması kenar bağlığını taşımakta olup, maddenin ikinci fıkrası gereğince Kanun’un 5/2. Ve 6/3. maddelerinde belirtilen koşulların varlığı halinde açık rızanız aranmaksızın kişisel verilerinizin aktarılabilmesi mümkündür. Bu maddede belirlenen haller şunlardır:
Kişisel veriler yönünden:
ç) Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
e) Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
Belirttiğimiz nedenlerden birinin bulunmaması halinde ise kişisel verileriniz açık rızanız kapsamında aktarılması mümkün olacaktır. İşbu aydınlatma metnine konu faaliyet kapsamında özel nitelikli kişisel verileriniz işlenmemekte olduğundan bu kişisel verileriniz aktarıma konu olmayacaktır
Talep edilmesi halinde kanunlarda belirtilen kamu kurumlarına (Bakanlıklar ve Cumhurbaşkanlığı kurulları, Yükseköğretim Kurumu, TÜİK başta olmak ve bunlarla sınırlı olmamak üzere kamu kurum ve kuruluşları) kanunda öngörülen amaç ve sınırlamalar dâhilinde kişisel verilerinizi aktarabiliriz.
Kişisel verileriniz;
- Kanuni yükümlülüğün yerine getirilmesi amacıyla yetkili resmi kurum ve kuruluşlar ile kanunen yetkilendirilmiş özel kişilere,
- Yargısal süreçlerin yürütülebilmesi veya takibinin sağlanması amacıyla ilgili yargı makamlarına, üçüncü kişi ile kurum ve kuruluşlarına, danışmanlık aldığımız avukatlarımıza, iş ortaklarımıza,
aktarılabilecektir.
Önemle belirtmek isteriz ki ilgili işleme ve aktarma faaliyetleri gerçekleştirilirken, kişisel verilerin güvenlik ve gizliliğinin sağlanması amacıyla teknik imkânların izin verdiği makul ölçüdeki idari ve teknik tedbirler almaktayız.
4- Kişisel Verilerin Elde Edilme Yöntemleri
Kişisel verileriniz ‘’Kütüphane Otomasyon Sistemi Üyelik Formu’’, “Belge Ödünç İade Formu”, “Birim Arşiv Devir Formu”, “Yayın Sipariş Formu” doldurulması, www.beykent.edu.tr internet sitesi, üniversite ya da üniversitenin çalışanlarının kurumsal e-posta adreslerine elektronik posta gönderilmesi yahut üniversitenin bilişim sistemleri üzerinden yazışma yapılması, kütüphaneye uzaktan erişim sağlayan sistemlerin kullanılması gibi otomatik ya da kısmen otomatik olan veya otomatik olmayan yöntemlerle toplanabilir.
5- İlgili Kişi Olarak KVK Kanunu’nun 11. Maddesinde Sayılan Haklarınız Nelerdir?
Kişisel verisi işlenen gerçek kişilerin KVK Kanunu’nun 11. maddesi uyarınca sahip olduğu haklar aşağıdaki gibidir;
- Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
- Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarılıp aktarılmadığı öğrenme ve aktarılıyor ise aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- KVK Kanunu ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
Yukarıda sıralanan haklarınıza yönelik başvurularınızı kimliğinizi tespit edici gerekli bilgiler ile KVK Kanunu’nun 11. maddesinde belirtilen haklardan kullanmayı talep ettiğiniz hakkınıza yönelik açıklamalarınızı içeren talebinizi www.beykent.edu.tr internet adresinde yer alan Veri İlgilisi Başvuru Formunu doldurarak, formun imzalı bir nüshasını ‘Beykent Üniversitesi, Ayazağa Mahallesi Hadım Koruyolu Cd. No:19, Sarıyer/İstanbul‘ adresine kimliğinizi tespit edici belgelerle bizzat elden iletebilir, noter kanalıyla ya da kvkk@beykent.edu.tr e-posta adresine elektronik posta yoluyla veya KVK Kanunu’nda belirtilen diğer yöntemlerle gönderebilir veya ilgili formu beykentunv@hs01.kep.tr adresine güvenli elektronik imzalı olarak iletebilirsiniz. Başvuru yolu, yöntemleri ve başvurunun içeriği ile ilgili olarak daha fazla bilgi almak için www.beykent.edu.tr internet adresimizde yer alan ‘’KVK Mevzuat Uyarınca İlgili Kişinin Haklarının Kullandırılması’’ metnini inceleyebilirsiniz.
KVK Kanunu kapsamında “Veri Sorumlusu” sıfatıyla bildiririz.
Saygılarımızla.
Beykent Üniversitesi
Adres: Ayazağa Mahallesi Hadım Koruyolu Cd. No:19, Sarıyer/İstanbul
Tel: 444 19 17
